Så halverade Anna tiden för fakturahanteringen på Vaccindirekt

Halva dagarna gick åt till manuell fakturahantering

Vaccindirekt driver mottagningar över hela landet med en tydlig inriktning: vaccinationer och hälsokontroller. Verksamheten är säsongsbetonad, mycket beroende på deras ambulerande FästingBuss som av naturliga skäl är mer aktiv på sommarhalvåret. Som mest har Vaccindirekt 600 läkare och sjuksköterskor på lönelistan.

Anna började i februari 2025 och är ensam ansvarig för ekonomin. Hon såg ganska fort att det fanns skav i redovisningen. Två saker stack ut: vårdbranschens särskilda momsregler och att det inte fanns automationer som underlättade arbetet.

– Jag blev rätt uppgiven eftersom jag är ensam på ekonomin och varenda faktura som kom in behövde handpåläggning av mig. Vi har ett flöde på mer än hundrasomething fakturor i veckan. Det här upptog säkert halva min arbetstid, säger Anna.

Kostnaden i det dåvarande systemet var dessutom hög.

– Jag betalade för en användarlicens till var och en, trots att de bara skulle gå in och kanske godkänna en faktura i månaden. Det kändes som en riktig downside med att bara köra på i samma system som vi hade ekonomin i.

Anna kände att en förenkling av attestflödet var nödvändig eftersom de lade för mycket tid på manuellt arbete.

Regelverket som snabbade upp attesten

Kontakten med Reda skedde genom tidigare kollegor som tipsade om systemet.

– Vi pratade om att jag hade två saker som var kritiska: möjligheten till automation och momsredovisningen. De tyckte att det var värt att pröva även för oss, så jag kontaktade Anna på Reda som jag kände sedan innan, säger Anna.

Den första puckeln med automatisering blev löst relativt omgående genom regler. Efter några veckors testande så kunde en faktura landa konterad och klar hos en attestant. Att Reda läser av momskoder automatiskt utan handpåläggning visade sig vara en smart funktion.

– Att just få momsen automatiserad kändes som en riktig vinst. Jag hade jobbat med andra system tidigare men de var egentligen bara en förlängning av Fortnox och adderade egentligen inte så mycket funktioner. Med Reda kunde jag automatisera momsen per leverantör och koppla attestflöden till kostnadsställen.

Implementeringen blev en hybrid. Från juni 2025 började de slussa in fakturor via Reda men behöll attesten i Fortnox för att testa först. När det visade sig fungera bra körde de fullt flöde i Reda från september, när semestern var slut.

– Jag vågade inte byta plattform inför semestrarna, med tanke på att folk är borta. Det kommer bara bli kaos. Idag hade jag nog kanske implementerat det direkt, men det blev bra såhär ändå.

– Reda har också ett obegränsat antal användare utan extra kostnad, till skillnad från andra system där man betalar per användare, så det var en ekonomisk fråga också.

Halverade tidsåtgången redan efter en till två månader

Redan efter första månadsstängningen märkte Anna skillnad.

– Överblicken är bättre, så vi ser vilka fakturor som är kvar. Man kan också stänga perioden i Reda så att vi inte får in mer fakturor på vald period, vilket är jättebra. Jag lade säkert halva dagen på fakturahantering tidigare. Jag har garanterat halverat det, om inte mer. Från en halvtid till cirka 25 procent av arbetstiden, säger Anna.

Efter en till två månader var förbättringen tydlig. En stor del av tidsbesparingen kom från automatiseringen av fakturor. De skickas direkt till rätt ställe med de regler som Anna har satt upp.

– Vi har mycket mindre handpåläggning nu. För återkommande leverantörer där vi inte petat på fakturan de två senaste gångerna går den direkt till attest, det sköter Reda själv.

Vaccindirekt använder även Fortnox lagermodul. Det här innebär att alla fakturor som påverkar lagersaldo på något sätt behöver kontrolleras manuellt. Anna har därför satt upp regler i Reda som stoppar just dessa, medan övriga fakturor skickas direkt på attest. Arbetsinsatsen blir mer fokuserad och sparar tid.

Detaljerna som gör Reda användarvänligt och mer prisvärt

Samtidigt som det ska vara ordning och reda så bör man ha respekt för att alla inte har samma bakgrund i redovisning. Attestanterna på Vaccindirekt är främst sjuksköterskor och områdeschefer och kände sig lite nervösa inför starten. Men systemet visade sig vara intuitivt. Efter bara några månader är de i princip självgående.

– Jag hade en liten utbildning som var, typ "man trycker här, man tittar där". Men de har på ett väldigt enkelt sätt lyckats. De har hittat själva hur man vidarebefordrar fakturor eller skickar till mig. Det har jag aldrig sagt hur man gör.

Kommunikationen har också blivit bättre. Anna får färre frågor och alla får mer fokus på sina egentliga arbetsuppgifter. Eftersom det är lätt att utse vikarier när en attestant är frånvarande riskerar de inte heller att någon faktura missas.

– Påminnelsefunktionen från Reda är trevlig. Andra system kan nästan tjata på en, det kommer för mycket notiser hela tiden. Och jag ser på fakturorna att kostnaden för hela attestflödet med Reda är också lägre än tidigare system.

Idag är Vaccindirekt nöjda användare av Reda och Anna uppskattar att tidsåtgången halverats samtidigt som kostnaden sjunkit. Anna lyfter fram supporten.

– Onboardingen var väldigt bra, man blir liksom omhändertagen. Supporten är snabb och hjälpsam. Alla är kompetenta.