Hur ViRedo sparar massor av tid på fakturahanteringen med Reda

Manuellt arbete och begränsad översikt begränsade tillväxten

Jessica Svensson på ViRedo hade egentligen inte tänkt att byta system. ViRedo arbetade med bokföringssystemets egen attestlösning och scanningsfunktion för sina kunder. Systemet fungerade ganska bra, men hanteringen av olika kunder var onödigt krånglig.

– Fortnox fungerar ju så att man måste byta kundbild för att kunna hantera olika kunders fakturor. Så ju fler kunder vi fick desto jobbigare blev det att alltid behöva byta klient fram och tillbaks. Det tog tid, men vi hade nog vant oss vid att jobba så.

ViRedo växte och fick fler kunder. Ett resultat av det skulle innebära mer tid på administration, eller gick det att arbeta smartare?

– Vi letade faktiskt inte aktivt efter ett system som var bättre. Vi lade ganska mycket tid på admin så att det inte var något som hamnade mellan stolarna. Det tog tid men det var inarbetat och fungerade bra. Men det var något som gjorde att vi bokade en demo med Reda, och sen gick det fort.

Ett snabbt beslut och en lika snabb implementering

Det som först gjorde Reda intressant var en mer överskådlig fakturahantering, att det fungerade som ett hjälpsystem till bokföringssystemet och att de slapp ändra scanningsadress. Reda kunde hämta all info från befintliga system. Dessutom var prisbilden rimlig per faktura.

– Integrationen med Fortnox var bra och implementeringen tog typ två sekunder. Vi kunde hämta data direkt utan att behöva byta system eller krångla. Den här typen av beslut påverkar ju alltid kunderna, men här var det faktiskt kärlek vid första ögonkastet. Vi tänkte smygstarta först med vår egen bokföring som test, men inom en vecka började vi koppla på kund efter kund på grund av smidigheten, berättar Jessica.

Lyhördhet att utveckla nya funktioner efter användares förslag

Som med alla system finns det alltid saker att förbättra. Jessica såg potential för en funktion: Hur får man med sig all information om någon av oss behöver gå in och arbeta med en kollegas kund?

– Jag frågade om man kunde fixa en pop-up för sådan specifik kundinformation som en påminnelse. Det här är något som skulle underlätta överlämningen mellan medarbetare. Till exempel om någon blir sjuk eller så. I kundbilden får man eventuell information i en liten ruta så man inte missar något. Reda är lyhörda för feedback och utvecklade den här funktionen efter våra kommentarer.

Besöket som gjorde skillnad för optimeringen

Efter att ha använt Reda ett litet tag så var det dags att gå djupare. Jessica och Helena som driver ViRedo tycker om att ligga i framkant och är beredda att satsa på det. Därför bad de Reda om en ordentlig genomgång av kundstocken, aktuella regler, flöden och möjligheter. Peter och Anna från Reda tillbringade nästan en hel vecka på ViRedos kontor för att utbilda, sätta upp smartare regler, automatisera och säkerställa att systemet användes optimalt.

– Reda hade utvecklats mycket sen vi satte igång. Vi lärde oss väldigt mycket under veckan och blev både inspirerade och motiverade att använda Redas fulla potential. Vi kunde säkert klurat ut alla de här grejerna på egen hand, men vi kände för att ta hjälp för att få det riktigt gjort, säger Jessica.

Det ViRedo fick hjälp med var regelverket för automation. För att nå riktigt hög automationsgrad krävs kundspecifika regler tillsammans med radtolkning och konteringsmallar.

– Sen finns det också avancerad tolkning för komplexa fakturor. Systemet kan tolka specifika artiklar eller rader, vilket löser exempelvis restaurangfakturor med flera sidor, olika momssatser och massa artiklar. Håller vi bara reglerna uppdaterade och kollar till så de är optimerade sköter Reda konteringen utan att vi behöver röra fakturorna.

ViRedo sparar 50 % i fakturahanteringen på Redas automation

Resultaten kom snabbare än väntat. Idag har byrån drygt 200 kunder med aktivt leverantörsreskontraflöde i Reda.

– Vi började vår non-touch resa på 25 % och efter besöket av Reda har vi kommit upp till 50 %. Men vi siktar successivt vidare mot ännu högre siffra.

Vi hanterar tusentals fakturor i månaden med färre fel och snabbare hantering. Samtidigt kan vi behålla samma bemanning och lägga mer tid på värdeskapande arbetsuppgifter.

Det är viktigt att upprätthålla och öka non-touch-graden över tid. Det kräver aktivt arbete och fokus, och att man följer upp hur automationen går upp eller ner.

– Konsulter tar inte alltid de extra fem minuterna att automatisera något som bara tar 30 sekunder att göra manuellt. Men multiplicera de där 30 sekunderna med antalet medarbetare och 50 gånger i veckan så blir det plötsligt väldigt mycket tid. Vi måste tänka större och på hela bolaget, inte bara den individuella fakturahanteringen, förklarar Jessica.

ViRedos konsulter får med andra ord mer tid till de fakturor som kräver mer uppmärksamhet. Ibland kan det vara väldigt krångligt. ViRedo hanterar många olika typer av leverantörsfakturor med import, blandad verksamhet eller olika momssatser.

– Tidigare var vi nitiska när det gällde konteringen, nu är vi nitiska när det gällde utfallet. Det i sin tur gör att vi kan hjälpa våra kunder att utveckla sina företag.