— kundberättelser
Vi sparar 65 000 kr om året bara på mjukvaran
Malmö Byggcenter växte från 7 miljoner till över 300 miljoner i omsättning och hade fortfarande en person som förkonterade alla fakturor per månad. Det var tidskrävande, dyrt och helt onödigt. Efter att ha bytt i maj 2024 sparar de 65 000 kronor per år och ekonomifunktionen tar lika mycket tid trots tillväxt på 44 %. Mendet bästa är att platscheferna har bättre kontroll i kostnadsfördelningen.
Totalentreprenör med säte i Malmö
Tillväxt från 7 miljoner till 300+ miljoner i omsättning
Cirka 1800 fakturor per månad
Jobbar nästan uteslutande mot offentlig sektor
Använder Reda för fakturahantering och automation av attestflöden
Förkontering av 1800 fakturor i månaden tog för lång tid
Peder Holst driver affärsområdet Byggservice och är ansvarig för ekonomin på Malmö Byggcenter. De jobbar mest mot offentlig sektor med ramavtal och större LOU-projekt. Genom åren har de lagt mycket krut på att automatisera overhead-processer.
– Vi hade en liknande attestlösning som Reda tidigare, men den var mindre smart. Och framförallt var den väsentligt dyrare. Jag tvingades förkontera alla fakturor i det gamla systemet innan de skickades på attest. Då var det något mindre men nu är det ungefär 1800 fakturor i månaden, säger han.
Det gamla systemet hade också en annan begränsning. Attestanterna består av platschefer på större byggen eller projektledare med ansvar för ramavtal. Eftersom de fick färdigkonterade fakturor så bestod deras insats mest i att klicka igenom fakturorna snarare än en kontrollfunktion.
– När attestanterna bara kunde acceptera konteringen som jag hade gjort så blev det mindre eftertänksamt. Jag kände att vi missade att få med oss kostnader.
Dessutom ökade Malmö Byggcenter omsättningen i rask takt. Det började bli ohållbart att låsa upp en nyckelperson på att kontera 1800 fakturor per månad. Det fanns annat att göra.
Funktionalitet till lägre pris men ingen trade-off
Allt skulle ändras när de fick kontakt med Anna på Reda som presenterade ett system som verkade lovande.
– Jag brukar försöka lyssna in när det kommer sådana här pitchar som är lite halvintressanta. Det som slog mig var att det inte var någon trade-off någonstans. Man kan nog kalla det för nåt slags eureka-moment när jag insåg att det både var bättre och billigare. Den här träffade många punkter, helt enkelt.
Skillnaden var i princip 3–4 kronor lägre kostnad per transaktion bara på mjukvaran. Med 1800 transaktioner per månad motsvarar det ca 65 000 kronor per år. Det var mer funktionalitet och lägre pris.
Men besparingen i kostnader var ändå inte den största effekten. Det fanns stora operativa fördelar.
– Genom regler kan jag skjuta vidare inkommande fakturor direkt ut till första attestanten istället för att behöva förkontera alla själv. Jag insåg att jag kunde använda det på ett sätt där jag drar ner mitt eget arbete och samtidigt öka kontrollen.
Flödet är snabbare och ackuratessen högre
Idag skickas inkommande fakturor via regler direkt till rätt attestant på rätt projekt och kostnadskonto.
– Det viktigaste för mig är faktiskt att det triggar ackuratessen hos platscheferna. När de själva måste kontera så tänker man till lite extra, det är psykologiskt. Det kan ju vara kostnader som vi ska ta betalt för, men som man missar om en räkning kommer förkonterad.
Transaktionerna stannar inte hos Peder utan går direkt till första attestanten. Och de i sin tur flyttar omkring dem så de hamnar på rätt ställe och projekt.
– Vi har tagit bort ett steg från processen. Sen har jag fortfarande lite slaskhantering som de fakturor som är dåligt märkta eller feltolkade på något sätt. Men det får man räkna med, det ingår liksom.
Byggbranschen kräver enkla system
Tempot i byggbranschen är högt. Kostnadsansvaret ligger ute på projekten och transaktionerna är många fler än i andra branscher så systemet måste fungera direkt. Det får inte vara krångligt.
– De som handhar systemen är inte heller högskoleingenjörer eller har en master i ekonomi. De är yrkesmän som driver projekt, ofta under stress. Så det måste vara foolproof och enkelt att komma igång. Annars håller det inte.
Reda implementerades i maj 2024 och Peder var ambitiös från start och satte upp ordentligt med regler direkt så det skulle gå smidigt.
– Som vanligt när man byter system så finns det grejer man inte har tänkt på. Men när jag belyste att vissa saker, som exempelvis export av byggmoms, fungerade suboptimalt så upplever jag att man (Reda) lade fokus på det. Nu är det i ordning.
44 % tillväxt men samma arbetsbelastning
Peder rekommenderar Reda till andra byggföretag. Flexibiliteten gör att man kan bygga systemet precis som man själv vill ha det, och det blir smartare för varje månad.
– Jag lägger lika mycket tid idag som jag gjorde för ett år sedan på ekonomin. Och då har vi höjt omsättningen med 44 procent.
